Ich hatte schon das Vergnügen, bei Open Airs mit zu organisieren.
Nur mal so als Gedankenstütze:
Das allerwichtigste istWichtig sind Helfer hat einen klar umgrenzten "Auftrag". Die Einsatzleitung hat den Überblick. Ein Stagehand muss eine stagebox von einer Monitorbox unterscheiden können. Bei eigenem Bierverkauf, muss der Zapfhahn laufen, keine Schlangen am Tresen, weil der Zapfer torft. Wer Helfer oder Orga macht kann nicht mit seiner Band spielen, von wegen Doppelbelastung.
man braucht eine Bühne, PA evtl. mit aktivem Monitormix, eine Lichtanlage. Das kann schon einmal bis zu 5000 € kosten.
Weitere Kosten:
kostenpflichtige Genehmigung durch Verwaltungspolizei/Gemeindeamt/ Ordnungsamt, weil das eine öffentliche Veranstaltung ist. (40- 100 €)
Finanzamt, alle auf dem Erhebungsgebiet der Bundesrepublik Deutschland erbrachten Waren und Dienstleistungen sind mehrwertsteuerpflichtig.
GEMA, errechnet sich aus der Größe des Veranstaltungsortes und dem Eintrittspreis. Ich schätze mal bei 2500 Zuschauer liegt das zwischen 750 und 1500 €.
Sanitäter müssen vor Ort sein, ASB oder Rotes Kreuz, vielleicht auch Roter Halbmond :D, evtl. muss ein Rettungsfahrzeug vorgehalten werden.ca.300€
Klowagen, wenn die angebotene Menge an Toiletten nicht reicht. Pro Wagen 300 € pro Tag
Wareneinkauf (Speisen und Geränke) sollte auf Kombi besorgt werden. (Erst bunkern, behzahlt wird nach Ende der Veranstaltung)
Genehmigung für Verkauf von Speisen und Getränken durch die "Behörde" ca 250€ ist aber regional unterschiedlich.
Die Bier und Fressstände können aber auch an einen Gastronomen verpachtet werden, der trägt dann die Kosten für die Genehmigung und Wareneinkauf.
Eventuell bekommt man über den Gastronomen auch einen Getränkehersteller als Sponsor (bei uns in Fischtown lief das so)
Man braucht Zelte, Bänke und Tische für den Backstagebereich. Bekommt bei der Stadt oder der Freiwilligen Feuerwehr geliehen. Bei gemeinnützigen Vereinen braucht man dafür auch ncihts zu bezahlen.
Eventuell hat der Gastronom so etwas parat.
Stromversorgung bis zu 5 mal 32A Drehstrom (Licht, Pa, Bühne und Gastronomie) Eventuell braucht man noch Stromgeneratoren falls die Stromversorgung vor Ort das nicht hergibt. man braucht Verteilerkästen für die Bierwagen. Beim letzten Rockbadefest des Rock Cyclus ging das Umspannwerk für den Stadtteil in die Knie. Plötzlich hatten wir noch noch 190 Volt bei 30-40 Hz auf der Leitung da rauchten einige Endstufen ab.
Druckkosten:
Plakate, Flyer Eintrittskarten: Je nach Auflage können da schon einmal 1000€ und mehr auf einen zukommen.
Veranstaltungshaftpflicht: Der Veranstalter ist für das Wohl und Wehe aller Beteiligten und der Zuschauer im Zuge der Veranstaltung verantwortlich. Mit der Allianz habe ich bei mir gute Erfahrungen gemacht. Die sind auch als Sponsoren mit aufgetreten. Da hat man die Kohle für die Versicherung fast wieder raus.
Einnahmen:
Eintritt
Verkauf von Getränken und Speisen und sonstigem Schnickschnack
oder Einanhmen aus der Verpachtung der Bierstände
Sponsoren: Banken, Sparkassen, Versicherungen, Bier und Schnapsfirmen, Tabakfirmen ( zb. : http://www.drum.de ) , Radiosender, Autohäuser, Musikläden, Instrumentenhersteller (können auch Vorführungen machen) der Bäcker, Fleischer, Bierlieferant, das Modehaus, die Zeitung von Bischofsheim und umzu.
Was bietet man den Sponsoren: Werbung auf Flyern, Plakaten, vielleicht auf einer gesonderten Internetpräsenz zur Veranstaltung. Vorführungen, Werbeteams können über den Platz huschen. (sind häufig geile Schnitten drunter ) Endorser können Aufkleber verteilen. (Das musste jetzt sein, es war stärker als ich )
Soweit mein Epistel, bei Bedarf mehr.
Grus
Knautschke
http://www.ramblinbluesband.de
lieber Bier aus dem Plastebecher, als Blues aus der Dose
http://www.rockcyclus.de
Die Rock'n'Roll Outdoor-Experten.