Konzert organisieren

Hi.
Ich melde mich auch mal wieder.
Es ist vieles passiert.

Veranstaltungsort
Den 29.9.07 haben wir uns für das Konzert reserviert.
Der Hausmeister wird die da vorhandene Bühne aufbauen und wir können morgens ab 8.00 Uhr rein.

Bands
Zwei Bands, die hier in der Umgebung nicht bekannt sind, haben wir organisiert. Das war ganz bewusst, um den Leuten mal was neues zu bieten. Die Bands in unserem Landkreis haben keine hohes Niveau und wir wollen mal was Richtiges auffahren
Einziges Problem: Unsere eigene Band, die auch auftreten wird, muss noch heftig üben, um das Niveau zu erreichen.

3 Bands für 4 Stunden wird wohl gut gehen

Schirmherr
Den Pastor vor Ort konnten wir als Schirmherr gewinnen.
Er ist sehr in dem Projekt (http://www.shenga.de), für das der Gewinn gespendet wird, engagiert und wird vor der ersten Band noch ein-zwei Worte sagen.
Wir erhoffen uns, dass er außerdem seine doch sehr ausgeprägte Zeitungspräsenz nutzen wird.
Außerdem hat er uns auf Anrfage Bilder von dem Projekt zur Verfügung gestellt. Dazu mehr unter Sponsoren.

Sponsoren
Die Sponsoren sprechen wir ab morgen an.
Ja, ein bisschen spät. Aber Schüler haben ja bekanntlich in den Ferien viel zu tun
Wir werden mehrere Banken, ein Fitnessstudio und querbeet anfragen.
Da sind wir allerdings guter Dinge.
Die Bilder vom Pastor werden wir per Beamer an eine Wand werfen und, um den Sponsoren was bieten zu können kommen zwischendurch die Logos der Sponsoren.
Die Hauptsponsoren kommen außerdem mit auf die Plakate und die Flyer.

Werbung
Der Onkel meines Mitorganisatoren hat eine Druckerei.
Morgen wird sich herrausstellen, ob er die Plakate und Flyer sponsort, oder nicht. Wenn nicht, werden wir die Flyer zumindest schon einmal http://www.geizflyer.de bestellen.
Mit den Plakaten müssten wir nochmal was überlegen.
Die regionalen Zeitungen werden wir ca. 2 Wochen vor dem Konzert ansprechen.

Vorverkauf und Abendkasse
Wir haben uns überlegt, per Vorverkauf 4€/Karte und an der Abendkasse 5€ zu nehmen. Zu wenig? Zu viel? Lohnt sich Vorverkauf überhaupt?

Das erstmal von meiner Seite.

Das Problem ist, dass wir mit der Werbung noch nicht so weit sind.
Wir haben uns jetzt entschlossen, keinen Vorverkauf zu machen.
Einfach nur Abendkasse ohne irgendwelche Wertegutscheine usw.
Einfach 5€ Eintritt - fertig.

Ja, wir haben jetzt 5€ für 3 Bands.
Das wird wohl klar gehen. Besonders, weil bei uns zur Zeit Rock schwer angesagt ist, viele Emos rumlaufen und das ja auch für einen guten Zweck ist.

Moin.
Wir sind fast durch mit der Organisation.
Leider sind wir auch sehr spät dran mit der Werbung.
Ich hoffe, sie geht morgen raus...

Sponsoren haben wir einfach angesprochen. Am besten, man ist schon länger Kunde, oder kennt die persönlich.
Banken geben sehr viel!
Einfach fragen.
Wir haben dazu ein Infoblatt über das Konzert, über den Verein (an den gespendet wird) und das, was wir den sponsoren bieten, gemacht.

http://www.scrapduke.com

da seht ihr was.

Über Anregungen würde ich mich freuen!

matzdrums: wegen der besamungsstation?
oder weil wir hier aufm absolut-land wohnen und deshalb nur so ... wie soll ichs sagen?! ... bauern-typische Sponsoren haben?
Achja... geht mal unter der Schweinebesamungstations-homepage unter galerie! sehr interessant

marvik: bei mir im Jahrgang ist eine Mitschülerin, die nebenjoblich bei der hier größten Zeitung arbeitet. Sie schreibt für uns 3 Artikel.
1. ein kleiner Artikel, worum es geht, wann es ist -> ganz kurz
sie meinte, ca 12 Tage vorher kommt das gut
2. ein Interview mit uns und unserem Schirmherr. mit Foto
ca 2 Tage vorher
3. ein Artikel mit Foto danach über das konzert mit bild und vll wo wir dem verein einen großen Scheck aushändigen

Bei uns gibt es eigentlich nur zwei Zeitungen, einmal die größere, wo das oben geschriebene reinkommt. und eine kleinere, die wir auch noch ansprechen werden.

Hallo.
Das Konzert ist vorbei und wir sind glücklich.
1159€ konnten gespendet werden

Zum Konzert: Leider waren nicht so viele Besucher wie erhofft da.
200 waren erhofft - 100 waren da.
Ich glaube, das kommt weil wir sehr sehr spät und zu wenig Werbung gemacht haben.

Also: WERBUNG ohne ende machen! und sehr früh!

Ich werde noch einmal ein bisschen zusammenfassen:
Ohne Reihenfolge:

Organisations-Team:
Unser "Team" bestand aus zwei Leuten und einigen kleinen Helfern.
Man muss jedoch beachten, dass man einen Organisations-Patner abbekommt, der motiviert ist, hinter dem Projekt steht, zuverlässig ist und der auch mal was selber in die Hand nimmt.
Sonst werden garantiert Momente kommen, in denen man man das Konzert alleine organisiert.
Dazu gehört auch, dass ich noch lernen muss, nicht alles selber machen zu wollen. Aber ich glaube, das kam auch daher, weil mein Organisations-Patner einfach unzuverlässig war.

Planungs-/Organisationsabschluss:
4 Wochen vor dem Konzert sollte man mit Allem durch sein.
Wenn dann noch was schief geht hat man genug Pufferzone.
Dazu mehr im nächsten Punkt.

Werbung
3 Wochen vorher sollte man ca. mit Werbung anfangen.
Plakate, Flyer, große Holzschilder (1,25x2,50m) machen sich da gut.
Wir hatten mit dem Druck-Typen dieses mal abgemacht, dass er die 2 Wochen vorher druckt. Doch der ist krank geworden und die Plakate und Flyer kamen erst 1 1/2 Wochen vorher raus. Viel zu spät. Deswegen auch die Zeitpufferzone.

Zeitung
Eine Pressekonferrenz lohnt sich meistens . Jede Presse aus der Umgebung offiziell einladen - bevorzugt 3 bis 7 Tage vor der Veranstaltung.
Die Presseleute gut verköstigen, damit sie gut gelaunt nach Hause gehen und einen schönen Artikel schreiben
Außerdem sollte man alle wichtigen Informationen in schriftlicher und Bildform zur Verfügung stellen.
Das bringt bis zu einer halben Seite in der Tagespresse vor der Veranstaltung. danke marvik

Schirmherr
Besorgt euch einen Schirmherr, der populär in eurer Stadt ist. Die Zeitungen sollten ihn idealerweise sehr mögen und oft bringen.
Er braucht ja auch nicht mehr machen, als seinen Namen geben.

Sponsoren
Eine Sponsoreninfo fertig machen (Was ist das für ein Konzert? Wer ist Schirmherr? Was wird den Sponsoren geboten?)
Mit dieser Sponsoreninfo zu jedem Autohaus, Fabrik, Bank, Geschäft usw gehen und den Chef verlangen.
Bei uns hat eine Bank absolut viel gespendet, hat aber auch Bedingungen gestellt (keine andere Bank/Versicherung als Sponsor, alleine vorne auf die Print-Werbung.

Bands - Backstage - PA
Wir haben ja ein Benefizkonzert organisiert. Daher haben wir zwei wirklich geile Bands (http://www.marybleedswine.com und http://www.presenceofmind.de) für Spritgeld gewinnen können.
Ein cool eingerichteter Backstageraum mit genügend Getränken ist Gold wert. Wenn man dann noch Essen (wir haben warmes Essen gesponsort bekommen) anbieten kann, werden die Bands garantiert begeistert sein.
Bei der PA und dem Mischer sollte man meiner Meinung nach nicht sparen.
Unser Mischer hat eine Meisterleistung aufgestellt

Securiy
Bei 200 erwarteten Leuten sahen wir das als nicht nötig an.

Fehlt noch was?